Существуют правила написания документов, регламентирующих деятельность работодатель-работник. Именно поэтому, необходимо знать, чем отличается служебная записка от докладной, в каких случаях они пишутся.
Что такое служебная записка, когда она пишется
Не всегда устное обращение позволяет решить вопрос. Поэтому необходимо знать, правила письменного обращения с просьбой, предложением к начальству. Служебная записка — внутренняя, внешняя — зависит от адресата, функций, несущих на себе. Адресовывается вышестоящему начальнику. Может содержаться просьба, замечание или предложение.
Классификация:
- докладная;
- объяснительная;
- пояснительная;
- аналитическая.
Написанная бумага не только оговаривает суть проблемы, но и указанное подробное описание, пути решения.
Суть написания заключается — сообщение вышестоящему руководящему составу о возникших ситуациях.
Четких требований к ее написанию нет, составляется документ в произвольной форме. В шапке требуется указать адресата, к которому она должна будет попасть.
Главная задача — изложить, все, что волнует, не устраивает, дать варианты решения. Для уверенности, что документ будет получен начальствующим составом, лучше составить в двух экземплярах. Передавая записку, на копии прописывается дата, время приема, личные данные и роспись. Кроме того, ставится печать компании. Копия сохраняется, пока не будет решен вопрос полностью.
Бывает ситуация, когда это единственное средство общения между отдаленными подразделениями. Тогда прописываются адреса стороны, написавшей его и получателя. При написании используется формат А4.
Что такое докладная, кем и когда пишется
Наиболее популярный вид, адресованный главному бухгалтеру, директору, вышестоящему руководству. Имеет юридическую силу, всегда направляется только вышестоящему управляющему. Главной задачей является — информирование руководящего состава о сложившейся ситуации. Возможно указание на возможность решения проблемы.
Пишется любым сотрудником организации. Могут быть отчетными, информационными, внештатными.
Функции:
- урегулирование проблемы;
- предложение по улучшению производственной деятельности;
- донесение до руководящего состава мнения коллектива;
- при конфликтной ситуации изложение своей позиции;
- отчет о ходе выполненной работы;
- информирование руководства о нарушении трудовой дисциплины.
Пишется в любом случае, когда требуется реакция руководства и его вмешательства в работу организации изнутри.
Основные отличия документов
Несмотря на всю схожесть, стоит сказать о том, что есть и отличия:
| Служебная | Докладная |
| Может быть написана на имя любого сотрудника | Адресована только вышестоящему начальству |
| Внутренний вариант | Внешний, используется для переписки между юридическими лицами разных компаний |
| Не имеет юридической силы | Имеет юридическую силу |
| Составляется на обычном листке бумаги | Используется фирменный бланк, регистрационный номер и обязательные элементы официальной переписки |
Как правильно составить: образцы и бланки
При составлении одного и другого пояснения, можно писать все самостоятельно, без использования подсказок. Лучше, воспользоваться образцами, чтобы она была принята, зарегистрирована как входящая документация.
Рекомендуем прочитать: чем отличается средне специальное образование от средне профессионального — какие учебные заведения дают?
Положение и регламент: что это такое простыми словами, определение, в чем разница? Смотрите информацию здесь.
Чем отличается импорт и экспорт и что это такое — https://gderaznica.ru/social/import-i-eksport.html
Образцы можно скачать, перейдя по ссылке:
Скачать пример докладной о нарушении трудовой дисциплины.doc
Скачать пустой бланк служебной записки.doc
Независимо, что пишется, юридически это должно быть оформлено правильно.
Смотрите видео, в чем разница между докладной и служебной запиской:
